Wszyscy pracodawcy (także polscy) podlegający obowiązkowi dokonania zgłoszenia do Kasy Urlopowo-Wyrównawczej powinni dokonać wszelkich zgłoszeń drogą online. Pracodawcy mogą być na wniosek ewentualnie zwolnieni z tego wymogu, ale muszą znaleźć naprawdę ważny powód i go odpowiednio uzasadnić. Do czasu podjęcia decyzji w sprawie takiego wniosku, pracodawca może dokonać zgłaszania drogą konwencjonalną lub dotychczasową.
Należne Kasie Urlopowo-Wyrównawczej składki są płatne za każdy okres rozliczeniowy (za każdy miesiąc) i to nie później niż do 20-go dnia następnego miesiąca. Zgłoszenia muszą wpływać do Kasy Urlopowo-Wyrównawczej nie później niż do 15 dnia następnego miesiąca. Od 01.07.2013r. Kasa Urlopowo-Wyrównawcza ma możliwość zapisać dobro należności zwrotnej pracodawcy na dobro konta składkowego. Oznacza to, że wszystkie wymagane zgłoszenia muszą być kompletne i nie może być żadnych wątpliwości co do zgodności z prawem roszczeń zwrotnych zgłaszanych przez pracodawcę i w przypadku, gdy składki odprowadzane do kasy przekraczają rozliczenie zwrotne, różnica wraz z odsetkami została wpłacona w formie zaliczki. Wymóg dotyczy również przedsiębiorstw, które zostały przez Kasę Urlopowo-Wyrównawczą z mocą wsteczną wezwane do zgłaszania i opłacania składek.
Gdy pracodawca opóźnia wpłatę do kasy, to od 01.07.2013r. nalicza się odsetki za zwłokę w wysokości 1/100 od należności składki za każdy rozpoczęty miesiąc zwłoki. W przypadku nowo-wprowadzonej możliwości późniejszego wyprowadzenia salda, odsetki za zwłokę naliczane są od całkowitej nieterminowo wpłacanej składki.