Nowe zasady delegowania pracowników do wykonywania pracy w innych krajach Unii Europejskiej opierają się na zasadzie stosowania lokalnego prawa pracy właściwego dla miejsca wykonywania pracy. Polski pracownik oddelegowany z polskiej firmy do pracy w Niemczech, podlega niemieckiemu prawu pracy, gdyż w tym przypadku niemieckie prawo jest prawem lokalnym. W ten sposób polskiemu pracownikowi przysługuje np. niemiecki wymiar urlopu i obowiązuje niemiecki wymiar czasu pracy, a także polski pracownik delegowany podlega pod obowiązujące w Niemczech zasady i stawki wynagradzania. Wynagrodzenie pracowników nie może być niższe niż obowiązująca na danym obszarze Niemiec dla określonej grupy zawodowej. Także godziny nadliczbowe oraz praca w nocy, niedziele i święta musi być wynagradzana wg niemieckich przepisów. Polskie firmy delegujące pracowników do Niemiec muszą spełniać wszystkie wymogi stawiane pracodawcom przez niemieckiego ustawodawcę i stosować się do wszystkich przepisów obowiązujących w Niemczech.
Zgodnie z nowym zapisem dyrektywy cała dokumentacja pracownicza musi być sporządzona w języku kraju przyjmującego. Zatem delegowanie pracownika z Polski do Niemiec wiąże się np. z obowiązkiem posiadania niemieckiej umowy o pracę. Co ważne, umowa o pracę musi być sporządzona w oparciu o prawo niemieckie i zawierać wszystkie elementy przewidziane przepisami. W przypadku kontroli polski pracodawca będzie musiał przedstawić niemiecką dokumentację i to począwszy od wspomnianej niemieckiej umowy o pracę, poprzez wykaz wykonanych w Niemczech prac, a kończąc na niemieckiej liście płac. Polski pracodawca delegujący pracowników do Niemiec podlega nadzorowi instytucji, które chcą go skontrolować pod kątem przestrzegania wewnętrznych przepisów obowiązujących w Niemczech. Instytucjami kontrolnymi są min. Urząd Skarbowy, Urząd Celny, odpowiednik Inspekcji Pracy, itd. Jeżeli polski przedsiębiorca nie zastosuje się do wszystkich obowiązujących na obszarze Niemiec przepisów, to nie będzie mógł delegować pracowników do pracy w Niemczech.
Obowiązki firm delegujących pracowników do pracy w Niemczech :
- Obowiązek posiadania w Niemczech przedstawiciela polskiej firmy delegującej. W kraju, do którego firma wysyła pracowników, musi posiadać miejsce zamieszkania przedstawiciel tej firmy, który będzie dostępny dla lokalnych urzędów i instytucji kontrolnych.
- Obowiązek przesyłania wyznaczonym urzędom państwowym w Niemczech informacji o delegowanych pracownikach na minimum pięć dni roboczych przed ich wysłaniem do Niemiec. Firma musi dokonać odpowiedniego zgłoszenia pracowników jeszcze przed podjęciem pierwszego zlecenia.
- Podleganie pod niemiecki odpowiednik Inspekcji Pracy. Urzędy kontrolne w Niemczech sprawują nadzór nad działalnością polskich firm delegujących personel do pracy w Niemczech.
- Zakaz delegowania pracowników niezatrudnionych wcześniej w danej firmie. Przepis ten uniemożliwia działalność agencjom pracy poprzez rekrutowanie osób w celu ich delegowania.
- Obowiązek posiadania przez pracowników delegowanych i pracodawców wielu dokumentów w miejscu wykonywania przez nich pracy. Dokumentami niezbędnymi są dowód tożsamości, umowa pomiędzy pracownikiem a pracodawcą, listy płac i dowody wpłat wynagrodzenia, listy obecności, dokumenty potwierdzające posiadanie ubezpieczenia społecznego. Do tego mogą dojść inne dokumenty wymagane przez stronę niemiecką.
- Zasada odpowiedzialności solidarnej, która obciąża kontrahentów zagranicznych niespłaconymi zobowiązaniami finansowymi przedsiębiorców względem pracowników. Odpowiedzialność dotyczy wynagrodzenia i płac, podatków, składek na ubezpieczenia społeczne.
- Podleganie pod instytucje kontrolne w Niemczech (np. Zollamt, Finanzamt).