Pracując w Niemczech prędzej czy później spotkamy się z problematyką monitoringu w miejscu pracy – temat w Niemczech bardzo drażliwy, w szczególności po kilku skandalach obyczajowych związanych z filmowaniem pracowników przez niemieckie koncerny. Granica pomiędzy dozwolonym a niedozwolonym filmowaniem pracowników jest bardzo cienka, a i interpretacja przepisów pozostawia zbyt wiele otwartych furtek. W dodatku ogromna presja społeczna. To wszystko składa się na złożoną materię, jaką niewątpliwie jest monitoring w miejscu pracy. Dla pracowników najczęściej zło konieczne, dla pracodawców najczęściej jedyny środek zapewniający kontrolę nad pracownikami. Ścierają się tu zatem interesy dwóch grup.
Monitoring w miejscu pracy jest poważnym naruszeniem osobistych praw pracownika, dlatego też jest dozwolony tylko w szczególnych przypadkach. Jednym z powodów dozwolonego monitoringu jest potrzeba zapewnienia pracownikowi bezpieczeństwa (np. monitorowanie sali kasowej w banku), jak również weryfikowanie przez pracodawcę nagannych zachowań pracownika (kradzieży, niszczeń mienia).
Pracodawca ma jednak obowiązek poinformowania osobę, którą przyjmuje do pracy o tym, że będzie ona monitorowana. Poza tym zgodę na założenie monitoringu musi wyrazić rada zakładowa.
W roku 2003 Federalny Sąd Pracy uchwalił ustawę, która dopuszcza ukryty monitoring w sporadycznych wypadkach. Wprowadzono wymóg dla monitorowania, a jego treść jest następująca: „istnieje konkretne podejrzenie działania karygodnego, mniej radykalne środki do wyjaśnienia podejrzeń zostały już użyte i wykorzystane, a ukryty monitoring jest jedynym pozostającym sposobem na rozwiązanie problemu”.
Jeśli spełnione są powyższe wymogi, wówczas niepotrzebna jest zgoda rady zakładowej na zamontowanie kamer video w zakładzie pracy.
Ochrona danych osobowych pracownika, mimo iż w praktyce ma ogromne znaczenie, to w Niemczech do 2009 roku nie była jasno prawnie sprecyzowana. Od roku 1978 w praktyce sięgano do ogólnych norm federalnej ustawy o ochronie danych osobowych, a postulaty o ustanowienie specjalnej ustawy o ochronie danych osobowych pracownika nie zostały spełnione.
W latach 2008/2009 okazało się, że czołowe niemieckie przedsiębiorstwa o ugruntowanej pozycji nie tylko w Niemczech, ale także i na całym świecie, jak Lidl i Deutsche Bank nadzorowały swoich pracowników metodami nie do końca dozwolonymi. A szczególne zainteresowanie wzbudziła „afera nadzoru” w Deutsche Telekom.
Monitoring w Lidlu i innych przedsiębiorstwach był początkiem, a podsłuchiwanie w Telekom było kontynuacją żądań społeczeństwa o ustawę o ochronie danych osobowych pracownika. Pracodawcy zaś dążyli do zachowania możliwych środków, by w dalszym ciągu móc kontrolować swoich podwładnych.
W roku 2009 wszystkie te wydarzenia skłoniły rząd federalny by po raz kolejny rozpocząć pracę nad ustawą o ochronie danych osobowych pracownika. Natychmiast została uzupełniona federalna ustawa o ochronie danych osobowych o §32 – regulacja zbierania, przetwarzania i używania danych. Weszła ona w życie 1 września 2009.
4 września 2009 minister pracy Olaf Scholz złoży projekt ustawy o ochronie danych osobowych w czasie trwania stosunku pracy (Beschäftigtendatenschutzgesetz – BDatG). Ustawa ta zawrzeć miała zarządzenia i postanowienia, które regulowałyby i zamykały luki w prawie w kwestii ochrony danych osobowych osób zatrudnionych. Planowana ustawa spotkała się zarówno z przychylnością jak i krytyką polityków niemieckich. Porozumienie koalicyjne w rządzie Angeli Merkel zakłada rozszerzenie federalnej ustawy o ochronie danych osobowych jedynie w zakresie ochrony danych osobowych pracownika.
Z początkiem kwietnia 2010 minister spraw wewnętrznych przedstawił pierwszy projekt ku rozszerzeniu §32 federalnej ustawy o ochronie danych osobowych, który przewiduje zbieranie, przetworzenie oraz wykorzystywanie danych dla celów zatrudnienia.
Pracodawca ma prawo sprawdzać użytkowanie telefonu oraz internetu swojego pracownika, czy media te zostają użyte jedynie w celach służbowych. Może kontrolować, zatem połączenia zarówno wychodzące jak i przychodzące. Jednak w zasadzie tyczy się to tylko formalnej strony transmisji danych.
Kontrola rozmów oraz wysłanych i odebranych maili jest niedozwolona i nawet zakładowe porozumienie nie może zmienić tej zasady. Jedynie w uzasadnionych przypadkach kontrola treści może być dozwolona. Od 1 stycznia 2008 wszystkie sieci telefoniczne są zobowiązane do przechowywania wykazu rozmów telefonicznych- bilingów przez pół roku, by w tym czasie mogły zostać wyciągnięte konsekwencje od pracownika.
Monitoring w miejscu pracy to sprawa złożona.
Generalnie wyróżnia się 2 formy kontrolowania. Jedną z nich jest kontrolowanie poprzez monitoring jawny, a drugą kontrolowanie w sposób ukryty ukryty.
Jawne zainstalowanie kamer w miejscu pracy jest w większości przypadków legalne i dozwolone, przede wszystkim w pomieszczeniach ogólnych. Sprzedawcy mogą chronić w ten sposób swoje sklepy przed kradzieżą, muzea swoje wystawy, a banki swoich pracowników w salach kasowych.
Jednak ważne jest, aby widoczny był znak informujący o monitoringu. Każdy może wówczas zdecydować sam czy zgadza się na nadzór kamery i czy będzie przebywać w pomieszczeniach ogólnych. Jego obecność zaś jest uznawana jako przyzwolenie na filmowanie go. Kamera nie może jednak być skierowana na pracownika (chyba, że został o tej sytuacji poinformowany), lecz na klientów lub odwiedzających.
Ukryta obserwacja współpracowników, w celu poznania wydajności ich pracy, jest generalnie zabroniona. Prawo zezwala na to jedynie, gdy istnieje konkretne i uzasadnione podejrzenie karygodnego zachowania pracownika oraz jego działanie na szkodę pracodawcy. Wcześniej muszą zostać jednak wykorzystane wszystkie możliwe środki, które mogłyby zaistniałe podejrzenia wyjaśnić.
We wszystkich opisanych przypadkach zezwolenie rady zakładowej jest nieodzowne. Każdy pracodawca musi poza tym zwrócić uwagę na to, że obok kary pieniężnej do 250.000 euro grozi mu utrata dobrej opinii, a odpowiedzialne za zaistniałą sytuacje organy firmy (np. zarząd) muszą liczyć się z postępowaniem karnym. Warto więc przestrzegać zasad i informować swoich pracowników o możliwości podglądania ich podczas pracy.
Źródło: Ustawa o ochronie danych osobowych osób zatrudnionych.